Путеводитель: твой гид по миру IT

Об оплате расходов на гостиницу в командировках

Дата добавления:
Об оплате расходов на гостиницу в командировках

В большинстве командировок большая часть затрат приходится на оплату проживания. При этом данные траты обязательно должны подтверждаться документацией, которые удостоверяют расходы. Выяснить, какие отчетные документы для командировочных выдаются гостиницей, следует заранее. Обычно командировочным предоставляется счет, которым подтверждается факт оплаты, однако лучше уточнить у бухгалтера своей компании, что точно им необходимо, потому как некоторыми организациями может требоваться предоставление дополнительных документов.

Многие действующие гостиницы при окончании срока проживания в их гостинице выдают гостям на руки:

  • счет за проживание (оформляемый, как правило, по форме 3Г);
  • кассовый фискальный чек;
  • счет-фактуру (ее оформление стоит просить при заселении).

В бланке гостиничного счета указывается целый перечень обязательных сведений, включая номер и дату выдачи документа, реквизиты с наименованием гостиницы, комплекс данных о постояльце, сроки проживания, стоимость услуг, итоговую сумму с выделением НДС. Обязательным требованием выступает наличие на документе оригинальной печати учреждения с подлинной подписью ответственного лица.

Проверка на подлинность

Стоит помнить, что бухгалтерия компании после получения от прибывшего из служебной поездки командированного сотрудника пакета документации, подтверждающего оплату им проживания, может проверить эти чеки на подлинность. Поэтому получать кассовые и гостиничные чеки Санкт-Петербург стоит только в реальных отелях либо у опытных компаний, специализирующихся на подготовке подобных документов.

Данная проверка может проводиться различными способами. Так, бухгалтер для установления факта функционирования гостиницы может проверить ее реквизиты либо непосредственно связаться по указанному в документах телефону, чтобы задать какие-либо вопросы, касающиеся чека или факта проживания определенного постояльца.

Помимо того, наиболее распространенным сегодня способом выступает расшифровка присутствующего на чеках QR-кода. В нем заключена детальная информация о месте проживания, имени проживавшего клиента, размер брони (при наличии), стоимость номера, предоставленные дополнительные услуги. Эти данные сверяются для контроля корректности. А в случае отсутствия кода либо невозможности его сканирования возникают вопросы в подлинности предоставленных документов.

Следующая статья раздела: Подлинность гостиничных чеков

Оцените ресурс:          

Рейтинг: 4 из 5 голосов 1
Комментарии:
Добавить комментарий:

Введите результат математических действий: